Gracias a la planificación, junto con el presupuesto, cerramos el círculo de los dos puntos más importantes a la hora de abordar una producción. Una vez que tenemos ambos definidos, llega la decisión más importante de un productor: seguir adelante con la producción o parar hasta conseguir unas condiciones más favorables antes de embarcarse en esta apasionante aventura.

La planificación

Como comentaba en el anterior artículo de la serie, la planificación y el presupuesto están fuertemente relacionados, de tal forma que ambos deben de “completarse” a la vez, ya que las decisiones que tomemos en el presupuesto afectarán a la planificación, y viceversa. Vamos a estructurar este artículo de dos formas distintas:

• Metodologías.
• Experiencia profesional.

1.- Metodologías

A la hora de planificar nuestra producción, podemos establecer dos grandes grupos de metodologías y, aunque éstas siempre han estado ligadas a proyectos de IT, son perfectamente aplicables a la producción de contenidos digitales:

• Modelo en cascada, denominado así por la posición de sus fases – en forma de cascada – durante el desarrollo de un proyecto. Como máximos exponentes, os recomiendo echar un vistazo al PMBook (Project Management Institute) o a la metodología de gestión de proyectos PRINCE2. Este tipo de metodología es usada en la producción de películas y/o series de animación, debido a que:
  • Cada fase (guión, arte, storyboard, animática, modelado, etc.) depende de la anterior.
  • El “producto final” queda definido de antemano mediante el guión y no puede modificarse sustancialmente.
• Metodologías ágiles, tales como Scrum o Kanban donde, lo que se busca especialmente es tener un producto disponible lo antes posible, al que se van incorporando nuevas funcionalidades en el transcurso del tiempo, permitiéndonos  adaptar el “producto final” de manera constante, en base a criterios de calidad, recursos, aparición de incidencias y solución de problemas, etc. Este tipo de metodologías son las utilizadas en el desarrollo de videojuegos. Os recomiendo este interesante artículo sobre “Kanban y Scrum – obteniendo lo mejor de ambos“.

Veremos un poco más en profundidad ambas metodologías, cuando hablemos sobre cómo realizar el seguimiento del proyecto.

2.- Experiencia profesional

Echando un vistazo al artículo anterior, recordaremos que existían 3 tipos de partidas presupuestarias. Hablaremos a continuación de dos de ellas, la partida de calidad y las partidas estructurales, ya que ambas están muy ligadas a la planificación.

2.1.- Partidas de calidad

Mediante esta partida puedo obtener el número de días, semanas o meses así como el nivel del artista/desarrollador que va a realizar dicha tarea. Pongamos un ejemplo con el departamento de modelado y establezcamos una serie de premisas:

• Tras el breakdown, hemos detectado que se necesitan modelar:
  • 60 personajes, de los cuales 10 son principales, 10 secundarios y el resto son “figurantes”.
  • 10 escenarios, de los cuales 3 son muy complejos, 4 normales y 3 muy simples.
  • 200 props, de los cuales 30 son muy complejos, 70 normales y 100 muy simples.
• Por nuestra parte, establecemos que:
  • Los modeladores senior van a encargarse de los personajes principales, así como de los escenarios y props complejos.
  • Los modeladores mid van a encargarse de los personajes secundarios, así como de los escenarios y props normales.
  • Del resto de necesidades se encargarán los modeladores junior.
  • El tiempo estimado para cada modelo será el mismo, es decir, para personajes 10 días, para escenarios 20 días y para props 1 día, independientemente de la experiencia del modelador.

Lo que realmente acabamos de hacer es establecer la calidad de nuestro videojuego, película o serie, ya que ésta dependerá de si les damos más o menos días a esos artistas para hacer su trabajo. Una vez establecida dicha calidad, debemos que hacer un cálculo simple, que nos determinará el tiempo que necesitamos a cada modelador en nuestra producción. En nuestro ejemplo, necesitaremos:

• Un modelador senior durante 190 días (= 10X10 + 3×20 + 30×1).
• Un modelador mid durante 250 días (= 10X10 + 4×20 + 70×1).
• Un modelador junior durante 560 días (= 40X10 + 3×20 + 100×1).

Si dividimos el número de días entre 20 nos indicará el número de meses que necesitará cada uno de ellos para completar su tarea. Aunque los meses tienen 22 días laborables generalmente, hay que contar con festivos y disponer de un pequeño margen. Por tanto, deberemos de contratar:

• Un modelador senior durante 9,5 meses.
• Un modelador mid durante 12,5 meses.
• Un modelador junior durante 28 meses.

Estableciendo un salario base para cada “tipo de modelador”, obtendremos la partida presupuestaria correspondiente a la calidad del modelado que, como sabemos, no es la única partida que tenemos que tener en cuenta en dicho departamento. Este cálculo no podemos modificarlo salvo que queramos variar la calidad del producto final.

2.2.- Partidas estructurales

Pasemos entonces a las partidas estructurales para ver cómo incide la planificación en ellas. Supongamos que finalmente sólo vamos a contratar a tres modeladores: un senior, un mid y un junior. Esto significará que tendremos que tener, al menos, un productor, un director, un supervisor de modelado, oficina, ordenadores para 6 personas, licencias de software, etc. durante 28 meses. Como podéis suponer, el coste de la producción comienza a elevarse.

Si en lugar de eso, decidimos que vamos a contratar:

– 2 modeladores senior (5 meses aprox.).

– 3 modeladores mid (4 meses aprox.).

– 6 modeladores junior (5 meses aprox.).

habremos reducido los costes estructurales de dicha partida presupuestaria en un 80% aproximadamente.

Para decidir cuantos modeladores necesitaremos en cada caso, conviene tener en cuenta que:

• Hay que analizar previamente el mercado laboral, identificando si habrá disponible ese número de modeladores para incorporarse a nuestra producción. Por ejemplo, en España hubo un momento puntual en el que se estaban produciendo 3 películas de animación 3D a la vez, no habiendo suficientes animadores senior y mid para una nueva producción, por lo que hablamos con las otras productoras involucradas y modificamos nuestra planificación retrasando el inicio de la fase de animación un par de meses. Esto nos permitió poder contar con animadores experimentados y, a la vez, permitió a las otras productoras planificar su siguiente fase de animación teniendo en cuenta la fecha de terminación de la nuestra.
• Un manager (director o supervisor) debe de tener a su cargo un equipo de, como máximo, 10-12 personas con el fin de poder desempeñar su trabajo correctamente. En el ejemplo anterior, el número de modeladores sería de 11 en total, por lo que con un supervisor de modelado sería suficiente.
• Tanto los directores como los supervisores de cada departamento deben de incorporarse antes que los artistas, para revisar el trabajo a realizar, establecer protocolos y formas de trabajo, documentación importante para los artistas, briefings, etc. El tiempo dependerá de cada producción.
• En departamentos grandes, como puede ser el de animación, es recomendable que no todos los artistas se incorporen al mismo tiempo a la producción. Un ejemplo podría ser incorporar primero al equipo senior, dos semanas más tarde al equipo mid y, posteriormente al equipo junior. De esta forma se minimiza el caos que puede generarse si, por ejemplo, hay 30 personas a la vez demandando atención y con diferentes niveles de conocimiento. Además, el equipo senior va a detectar posibles problemas que pueden resolverse con anterioridad, además de poder ayudar a instruir a los mid que entran posteriormente y de igual manera con los junior.

3.2.- Planificación de los diferentes departamentos

Una vez que tenemos la planificación de cada departamento de forma independiente, tenemos que poner todo en orden para poder saber el tiempo de producción total, es decir, el tiempo real en el que necesitaremos disponer de oficina, personal de producción, administración, etc.  Lo ilustraremos continuando con el ejemplo anterior de modelado, al que añadiremos la etapa de rigging, que podría ser la siguiente:

• 1 riggers senior (5 meses aprox.)
• 1 riggers mid (4 meses aprox.)
• 3 riggers junior (5 meses aprox.)

Habiendo determinado que cada modelado de personaje se realiza en 10 días, es lógico pensar que la etapa de rig puede comenzar 10 días  (laborables) después de empezar con el modelado. Es decir, si modelado empieza el 1 de enero (lunes), la fase de rigging debería de comenzar el 15 de enero. De esta forma, reducimos al máximo los costes estructurales y todo sale a la perfección. Craso error 😉

Debemos de tener en cuenta varios factores y si la fase de modelado empieza el 1 de enero, no quiere decir que desde el primer día ya se estén modelando los primeros personajes. Éstos serían los pasos a dar:

• El director y/o supervisor de modelado necesita unos días para hablar revisar el trabajo a desarrollar (la comunicación con el Director y Line Producer o Production Manager es fundamental). Por otro lado, debe de determinar si el pipeline actual se ajusta a las necesidades del proyecto (nomenclaturas, sanity checks, etc.). Además, debe de revisar las reels de cada artista que se va a incorporar para asignar tareas de forma apropiada.
• Una vez que todo lo anterior queda establecido, se incorporan los modeladores y, debemos de tener en cuenta que los primeros modelados de personajes no saldrán en 10 días, sino posteriormente, ya que necesitan un periodo de “inducción” para conocer el pipeline, las intenciones del Director, los requerimientos del supervisor, etc. Por otro lado, los primeros modelados de personajes no saldrán en 10 días, sino el 15-16 pero, posteriormente este tiempo se irá reduciendo hasta conseguir la media de 10 días por personaje.
• No es conveniente empezar la siguiente fase, en este caso rigging, inmediatamente posterior a la terminación del primer personaje modelado, sino que conviene tener un colchón de varios personajes ya modelados. Esto nos permitirá que, si hay algún problema en modelado (baja de modeladores, etc.) y no se puede cumplir con las fechas establecidas, los riggers no se queden parados por falta de modelos.

4.2.- Ajustando la planificación

Atendiendo al ejemplo anterior, podríamos establecer una planificación en la que:

• El supervisor de modelado se incorpora el lunes 1 de enero.
• Los modeladores se incorporan el lunes 15 de enero, dando dos semanas de margen al supervisor para establecer todas las premisas y requerimientos del departamento.
• Los primeros modelos de personajes para hacer el rig saldrían la primera semana de febrero aproximadamente.
• El supervisor de rig se incorporaría la última semana de enero, si no está presente la figura del Character Technical Director, para comprobar que los modelos que van a terminarse cumplen con lo que se necesita a nivel de rig, aparte de las otras tareas propias del departamento de rig que ya mencionamos para el supervisor de modelado.
• Los riggers se incorporan la tercera o cuarta semana de febrero, una vez que estimamos que habrá dos personajes modelados para cada rigger, dando margen suficiente para cualquier problema que surja en el departamento de modelado, y evitando así que éstos estén parados sin ningún modelo con el que trabajar.

Como ya habéis podido suponer, este tipo de decisiones afecta a las partidas estructurales del presupuesto. A modo de resumen, podemos establecer que, actuando de esta forma a la hora de planificar y presupuestar (modelo en cascada), reducimos los costes estructurales de dos formas distintas:

• Estableciendo equipos de 10-12 artistas por director/supervisor y, por tanto, reduciendo el tiempo de producción de dicha fase a costa de un pequeño aumento debido a los costes adicionales del director/supervisor.
• Solapando fases de producción sin poner en riesgo el disponer de artistas sin tareas que realizar, lo que nos permite reducir el tiempo total de la producción en sí.

Este artículo, al igual que el anterior, dan mucho más de sí, pero para ello necesitaríamos editar un libro… y eso será otro año 😉

***** Artículos anteriores *****

1.- La idea

2.- El guión

3.- El presupuesto